PHIẾM LUẬN VỀ CHUYỆN QUẢN LÝ CÁC TỔ CHỨC (Revised)

CÁC THỂ CHẾ QUẢN LÝ TRONG LỊCH SỬ

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang phát triển với tốc độ rất nhanh hiện nay tại Việt Nam, các cơ hội kinh doanh xuất hiện nhiều và ở khắp mọi ngành nghề. Mỗi tháng có thêm hàng ngàn doanh nghiệp mới ra đời, tương đương với việc có hàng ngàn giám đốc mới xuất hiện. Hầu hết các giám đốc của những doanh nghiệp mới này đều xuất thân từ những người làm chuyên môn và không được đào tạo qua các trường lớp dạy quản lý. Giống như một người chưa từng biết lái xe, nay được đặt vào vị trí của người tài xế, những quản lý doanh nghiệp mới này thường điều hành doanh nghiệp dựa vào cảm tính và những kiến thức quản lý ít ỏi của mình. Rất nhiều doanh nghiệp sẽ không phát huy được hết tiềm năng của mình và không ít doanh nghiệp phải giải thể trong một thời gian ngắn.

Ở một khía cạnh khác, nhiều chủ doanh nghiệp đã may mắn thành công ở qui mô nhỏ, khi muốn đầu tư mở rộng qui mô để phát triển kinh doanh lại phải đối mặt với hàng loạt vấn đề nan giải về quản lý.

Mục đích của bài viết này nhằm giới thiệu với bạn đọc một số hiểu biết cơ bản về các mô hình quản lý, để các bạn có một cách nhìn tổng quát và có thể tự định hướng lựa chọn cho mình những phương pháp và những công cụ quản lý phù hợp nhằm nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

Xem xét lịch sử phát triển của xã hội loài người từ xa xưa tới nay, qua các giai đoạn khác nhau và với nhiều cấu trúc các xã hội khác nhau, chúng ta có thể tóm lược lại có 3 thể chế quyền lực chính.

1- Thể chế cầm quyền theo truyền thống:

Chế độ phong kiến chính là đại diện cho dạng này – Nếu một người là vua thì mọi người cứ mặc nhiên cắn răng cắn cỏ mà qui phục. Tất cả mọi người đã công nhận và đã tin như vậy, bởi trước đây, bây giờ và mai mốt cũng sẽ là như vậy.

Đặc điểm của thế chế này nằm ở chỗ Vua có quyền đặt ra luật lệ. Vua đứng trên luật lệ. Luật lệ phải tuân theo ý của ông con trời. Nếu con ông trời là người mà thông minh, tài giỏi, lại tốt bụng và vui tính thì trăm họ sẽ được nhờ. Và bởi ông là con trời nên mai này ông qua đời thì con của ông sẽ lên thay ông – Vì mọi người cũng nghĩ rằng con của ông là cháu ruột của ông trời.

Để duy trì thể chế này thì vua phải đảm bảo được là dân chúng phải có cái ăn cái mặc đầy đủ, phải có chỗ để ca hát, vui chơi – tức phải đảm bảo cho họ thỏa mãn được các nhu cầu cơ bản về vật chất lẫn tinh thần.

2- Thể chế nắm quyền kiểu cá nhân siêu phàm:

Điển hình cho dạng này là các tôn giáo và đảng phái. Đối với một anh hùng thay trời hành đạo, một bậc thánh nhân chuyên nói lời hay ý đẹp, chuyên sống để cứu nhân độ thế thì mức độ ảnh hưởng là không có giới hạn. Cái hay của thể chế này là không ai ép buộc anh phải qui phục. Tự bản thân của anh thấy và tin rằng cái đấng cứu nhân độ thế đó sẽ cho mình những giá trị tinh thần lớn lao, do vậy mà anh tự ý thức thuần phục và tâm niệm sẽ mãi mãi đi theo “Ngài”.

Thể chế cầm quyền này giúp tạo nên những quyền lực vô hình xuyên qua mọi biên giới, mọi giai cấp cũng như tuổi tác. Giá trị của nó là vô hình và sức mạnh của nó cũng là vô hình và mạnh khủng khiếp. Nó cai trị mọi người bằng việc tạo nên những niềm tin mà người bên ngoài khó có thể hiểu nổi.

Rất nhiều lần trong lịch sử nhân loại, các nhân vật đại điện cho những đấng siêu phàm này muốn đứng ra tiếm quyền, nắm lấy quyền điều hành đất nước nhưng thường thất bại, bởi vì để cai trị một quốc gia thì cần cả một bộ máy chính quyền to lớn, cần rất nhiều người tài giỏi và xuyên suốt theo thời gian, mà trong nội bộ của 1 tôn giáo hay của 1 đảng phái thường không thể đáp ứng được. (Ngày xưa xã hội được chia ra thành các giai cấp từ trên xuống dưới: Vua Chúa – Tăng Lữ - Chiến Binh – Thương Nhân – Nông dân )

3- Thể chế cầm quyền dựa trên luật pháp:

Đây là thể chế tối ưu được hình thành trên khái niệm “Dân chủ” - tức nhân dân làm chủ - và sau những cuộc cách mạng hoặc đại cải cách. Điểm quan trọng ở đây là dân chúng bầu ra người đại diện để cầm quyền theo các qui định của luật lệ và hiến pháp và luật lệ, hiến pháp cũng là do từ lợi ích của dân mà qui định ra. Người cầm quyền phải tuân thủ luật pháp, tức phải hành động vì lợi ích của dân, và người cầm quyền sẽ bị dân truất phế, bị thay đổi nếu không đáp ứng được nguyện vọng của nhân dân.
Trong thể chế này, khái niệm “Dân chủ” là cốt lõi của mọi việc. Nhà nước theo dạng này hoạt động dựa trên qui tắc tam quyền phân lập - Lập Pháp – Hành Pháp – Tư Pháp.

Ngoài 3 dạng này thì có một số dạng thể chế khác như thể chế Quân Chủ Lập Hiến – Có nghĩa là nước vẫn có vua chúa, nhưng vua (hay nữ hoàng) vẫn phải đứng dưới luật pháp, phải tuân thủ luật pháp do nhân dân đặt ra.

HAI DẠNG QUẢN LÝ CHÍNH TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY

Trong khái niệm quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp và tổ chức (như gia đình chẳng hạn), hiện nay có 2 dạng quyền lực đang được áp dụng rộng rãi là : 1/ Đức Trị và 2/ Pháp Trị


+ QUẢN LÝ DẠNG ĐỨC TRỊ:

Thường các doanh nghiệp nhỏ khi mới bắt đầu khởi nghiệp đều áp dụng theo kiểu Đức trị. Đặc điểm của kiểu quản lý đức trị là quản lý thuần bằng cảm tính. Chủ doanh nghiệp là người đặt ra luật lệ. Mọi quyết định đều dựa trên cảm tính của người chủ doanh nghiệp. Ông chủ phán quyết và hành xử đều dựa theo cảm tính: Cảm thấy nhân viên chăm chỉ thì tăng lương tăng thưởng, cảm thấy họ không được việc thì cho họ thôi việc.

Cách quản lý theo kiểu Đức trị này có một ưu thế là mọi quyết định đều dựa trên niềm tin và rất nhanh gọn, linh hoạt. Khi ông chủ đi ra ngoài, chỉ cần alô về nhà ra lênh là ngay tức khắc nhân viên ở nhà có thể xuất hàng, xuất tiền, hoặc thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng khác. Kiểu quản lý dựa trên niềm tin này dựa trên sự tin tưởng và cam kết của cá nhân với cá nhân. Và thường chỉ phát huy tác dụng trong những giới hạn nhỏ hẹp. Khi kinh doanh phát triển, qui mô doanh nghiệp mở rộng, số lượng nhân viên tăng lên thì kiểu quản trị này không thể đạt được hiệu quả mong muốn. Ông chủ chắc chắn sẽ không thể kiếm đủ “người nhà - tin tưởng được” mà giao cho các công việc trọng trách, dẫn tới sự tự giác kém, thiếu ý thức làm việc của nhân viên, dễ tạo ra những bất đồng giữa người nhà và người ngoài, dễ gây ra các hư hao, thất thoát thời gian, tài sản …

Tại Việt Nam, do hầu hết các doanh nghiệp tư nhân đều bắt đầu bằng kiểu quản lý đức trị. Điều này thường mang lại hiệu quả trong giai đoạn đầu nhưng lại tạo ra nhưng rào cản lớn trong việc phát triển doanh nghiệp. Các doanh nghiệp tư nhân thường có những điểm yếu chết người về hệ thống quản lý và bộ máy nhân sự. Ở một góc độ khác, thường những doanh nghiệp do một số bạn bè, người thân lập ra, trong thời gian đầu khi còn khó khăn thì mọi thành viên đều rất nỗ lực để duy trì sự sống còn của doanh nghiệp. Nhưng khi đã bắt đầu có lãi, doanh nghiệp có lợi nhuận thì cũng là lúc xuất hiện những bất đồng lớn về trách nhiệm và quyền lợi, khó giải quyết thỏa đáng và dẫn tới sự tan rã, chia tách ra thành nhiều nhóm mới. Hiện tượng chia rẽ này xuất hiện ngày càng nhiều trong giới doanh nghiệp Việt Nam. Đây cũng là một nguyên nhân chính cản trở các doanh nghiệp Việt Nam phát triển vượt tầm đề có thể cạnh tranh với các tập đoàn quốc tế.


+ QUẢN LÝ DẠNG PHÁP TRỊ:

Chúng ta có thể thấy rằng, không phải vô cớ mà các tập đoàn tư bản đã phát triển với một tầm mức và qui mô rộng khắp toàn cầu. Một tập đoàn như Unilever ngày nay hiện diện trên khoảng 70 nước khác nhau, với khoảng 140 doanh nghiệp trực thuộc và có doanh số còn lớn hơn cả GDP của Việt Nam. Chắc chắn những người chủ của tập đoàn khó có thể kiếm đủ những “người nhà tin tưởng được” để giao việc.

Quản lý của các tập đoàn này được thực hiện dựa trên một hệ thống quản lý hiện đại, được đúc kết và hoàn thiện sau gần 3 thế kỷ kinh doanh.

Điểm quan trọng ở đây chính là các qui định, qui chế, các cơ chế và các qui trình quản lý rất khoa học và chặt chẽ. Toàn bộ hệ thống có thể tự động hoạt động một cách hiệu quả dựa theo định hướng của một nhóm những nhân vật vật lãnh đạo tầm cỡ. Mọi bí mật của quản lý đều nằm trong cách mà các tập đòan lớn điều hành các doanh nghiệp của mình.

Hiện có rất ít các chủ doanh nghiệp và các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam ý thức được tầm quan trọng của Hệ Thống Quản Lý Hiện Đại. Có lẽ vì đa số các doanh nhân của chúng ta đều bắt đầu từ công việc chuyên môn và không có điều kiện được trang bị các kiến thức quản trị doanh nghiệp. Đây là một thực tế buồn và đáng e ngại cho nền kinh tế thị trường còn rất non trẻ của Việt Nam.

So với kiểu quản lý đức trị, cách quản lý kiểu pháp trị giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp quản lý ở một qui mô rộng lớn với hiệu quả cao. Tuy nhiên, bên cạnh các tính ưu việt của nó, các quản lý pháp trị cũng bộc lộ những điểm yếu chết người, đó là tệ quan liêu giấy tờ và tình trạng tranh chức tranh quyền (tức chính trị công ty). nếu không kiểm soát được những điểm yếu này, việc phá sản tập đoàn sẽ là điều tất yếu.

3 CÔNG CỤ CHÍNH CỦA QUẢN LÝ

a/ Luật pháp xã hội

Trên thực tế, để cai quản chúng dân, bất cứ xã hội nào cũng cần phải lập ra luật pháp và bắt buộc mọi người phải thực thi – đây là dạng luật lệ cứng. Bởi mọi qui định đều được xác định rất cụ thể và rõ ràng, bắt buộc các cá nhân phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt. Việc có đầy đủ các qui định và luật pháp cần thiết là rất quan trọng, nhưng cũng mới chỉ là một nửa của vấn đề. Nửa còn lại là làm sao để người dân được dạy và được hướng dẫn để hiểu đúng và thực thi đúng luật định nhằm duy trì trật tự xã hội.

Song Song với việc áp đặt luật pháp để quản lý, bất cứ xã hội nào cũng đều dựa vào một số công cụ khác gọi là luật lệ mềm. Luật lệ mềm được tạo ra từ hai thứ: Văn hoá cộng đồng và Tôn giáo cộng đồng

b/ Văn Hoá Cộng Đồng

Đây chính là các qui tắc ứng xử, các quan niệm sống, các giá trị tinh thần, cách thể hiện và các thái độ sống đặc thù đã được mọi người ngầm hiểu và chấp nhận. Một xã hội (hay một tập thể) có nền văn hóa phát triển thì dân chúng sẽ có nhiều ý thức tốt và có cách hành xử đúng đắn, tạo ra các mối quan hệ xã hội tốt đẹp. Ngược lại nếu nền văn hoá của dân tộc (hay của tập thể) yếu kém thì sẽ có nhiều chuyện xấu xa, nhiều điều bạo ngược, dẫn đến những vấn đề xấu và các loại tệ nạn xã hội.

Trong bất kỳ loại hình xã hội nào, nền văn hoá luôn được xác lập bởi những người lãnh đạo. Mọi người sẽ nhìn cách sống, cách hành xử của người lãnh đạo để bắt chước. Ví dụ nhỏ là trong nề nếp văn hoá của một gia đình, nếu người lãnh đạo (tức cha,mẹ hay ông bà) có cách sống cao đẹp, luôn có thái độ sống tích cực thì con cái cũng sẽ sống lễ phép và tích cực. Ngược lại, nếu cha mẹ mà luôn miệng chửi thề, dối trên gạt dưới, tàn hại người khác,… thì chắc chắn là con cái họ cũng sẽ bắt chước cách sống tương tự, bởi trẻ nhỏ đã phải sống và phải tiếp thu những điều xấu này, coi như là thói quen, là điều được chấp nhận trong cuộc sống.

Ở mặt khác, Văn Hoá Cộng Đồng là một công cụ giúp người nắm quyền tác động vào tập thể. Thời Pháp thuộc ngày xửa ngày xưa, nhà cầm quyền đã tìm mọi cách khuyếch trương các phong trào thể dục thể thao, hội hè, văn chương thi phú để làm thỏa mãn đời sống tinh thần của dân chúng hòng xoa dịu đi những bất công khác của xã hội. Tuy nhiên văn hoá chỉ giúp đáp ứng các nhu cầu về tinh thần, tức khi mà đã có cái ăn cái mặc – Do vậy cách áp dụng văn hoá để trị dân sẽ không hiệu quả khi mà người dân bị đói khổ (tức chưa đáp ứng được các nhu cầu về sinh tồn nhu cầu về sự an toàn - theo tháp nhu cầu của Maslow).

c/ Tôn giáo cộng đồng

Đây là loại công cụ thứ ba. Các Hệ tư tưởng tôn giáo hoặc của các đảng phái lớn thường được bắt nguồn từ một vài cá nhân có những ý tưởng kiệt xuất và cách sống cao thượng vì lợi ích cộng đồng, giúp tạo ra một số giá trị tinh thần đáp ứng được nhu cầu của đại đa số người dân. Gặp môi trường thuận lợi, các giá trị này được truyền bá rộng rãi trong cộng đồng, các ý tưởng này sẽ nhanh chóng được nhân lên. Khi đạt được sự chấp nhận và hưởng ứng của những nhóm dân chúng hàng đầu, ý tưởng sẽ được thăng hoa, được thần thánh hoá thành những lý tưởng.

Tất cả các đảng phái và các tôn giáo lớn trên thế giới đều dựa vào khái niệm Tôn giáo cộng đồng để lãnh đạo quần chúng. Trong nhiều trường hợp, khi một số giai cấp nào đó dùng những tư tưởng ngụy biện để tạo ra một loại Tôn giáo cộng đồng cực đoan kiểu “hoặc là ta hoặc là nó - phải tiêu diệt kẻ thù” (như tư tưởng Phát xít đề cao tính ưu việt của dân tộc Đức là một ví dụ) thì dễ đẩy quốc gia vào chỗ bị diệt vong.

3 MẶT CHÍNH CỦA QUẢN LÝ HIỆN ĐẠI

Từ 3 loại hình công cụ nêu trên, trong thực tế các nhà lãnh đạo đã phát triển và áp dụng 3 mặt khác nhau của quản lý tương đương là: Quản lý theo mục tiêu - Quản lý theo các giá trị - Quản lý theo hệ tư tưởng.

1- Quản lý theo mục tiêu: Management By Objectives (MBO)

Quản lý theo mục tiêu là cách dùng các chỉ tiêu, các con số hoặc các kế hoạch rất cụ thể để định hướng các hoạt động của mọi người.
Việc quản lý theo mục tiêu bắt nguồn từ khái niệm lập kế hoạch cho từng công việc, cho từng bộ phận, cho từng cá nhân và theo từng giai đoạn thời gian cụ thể. Các chỉ tiêu được lập ra phải dựa trên tình hình thực tế và có tính khả thi, chứ không thể duy ý chí mà áp đặt.

Thực trạng hiện nay cho thấy trên 90% các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam đang hoạt động tự phát và không có một kế hoạch cụ thể nào. Nếu không hoạt động theo các kế hoạch rõ ràng thì các tổ chức sẽ khó có thể phát triển bền vững và ổn định.

2- Quản lý theo các giá trị: Management By Values (MBV)

Việc quản lý bằng văn hóa cộng đồng là một công cụ rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức hay xã hội nào. Theo các tư liệu lịch sử, từ trước công nguyên cả ngàn năm tại Trung Quốc, người ta đã biết dùng nhạc, lễ để giáo huấn dân chúng. Các tiêu chí sống theo Tam Cương hay Ngũ Thường của Khổng Tử chính là các giá trị vô cùng lớn cho các cá nhân và cộng đồng tại các nước chịu ảnh hưởng của nền văn hóa Trung Quốc.

Điểm cốt lõi của phương pháp quản lý này là lựa chọn ra và treo tại những nơi trang trọng những từ ngữ thật ngắn gọn thể hiện các giá trị cốt lõi, giúp giáo huấn và làm gương để quần chúng tuân theo. Ca ngợi và khen thưởng thật hậu những nhân vật tốt điển hình. Khác với việc dùng pháp luật để răn đe, việc dựa vào các giá trị là để định hướng cho các cá nhân và cho tập thể, giúp tạo ra các thói quen hành xử tốt đẹp.

Tại các nước Châu Á như Nhật, Trung Quốc, Đài Loan Singapore,… việc dùng các giá trị để quản lý trong các doanh nghiệp là rất thịnh hành và mang lại nhưng hiệu quả rất lớn. Tuy nhiên, việc người lãnh đạo nêu ra các giá trị tốt đẹp nhưng bản thân lại không thực thi các giá trị đó thì phương pháp quản lý này không những sẽ trở nên vô giá trị mà còn tạo ra các vấn nạn mới, tạo ra thói quen sống dối trá, giả tạo trong tổ chức hay xã hội.

3- Quản lý bằng hệ tư tưởng: Management By Ideology (MBI)

Đây là cách quản lý bằng niềm tin của quần chúng. Trong suốt chiều dài lịch sử của nhân loại, điều tồn tại bền vững nhất và cũng có giá trị lớn nhất chính là các hệ tư tưởng – là các giá trị tinh thần vô hình được các tập thể xã hội chấp nhận, gìn giữ và bảo vệ. Các giá trị vô hình này được xây dựng dựa trên một số luận thuyết nhằm lý giải các mục đích sống và đưa ra các giải pháp nhằm thỏa mãn những nhu cầu lớn và không có giới hạn về tinh thần của con người. Các hệ tư tưởng giúp tạo nên các tôn giáo và các đảng phái. Và ngược lại, nhiều đảng phái hoặc tôn giáo mới được tạo ra nhằm hiện thực hóa một số tư tưởng hoặc ý muốn của các cá nhân muốn áp đặt tư tưởng, ý muốn của mình vào quần chúng.

Theo qui luật chọn lọc tự nhiên, chỉ có các hệ tư tưởng mang lại những giá trị thật và bển vững cho cộng đồng mới có thể tồn tại qua thời gian.

Năm 2002, Jim Collin, trong việc tổng hợp và phân tích nguyên nhân sự thành công vượt trội của một số đại công ty và tập đoàn kinh tế hàng đầu thế giới trong tác phẩm Build To Last (tạm dịch: Xây dựng để trường tồn), đã chỉ ra rằng chính những “mục đích lớn lao” mang ý nghĩa xã hội chứa đựng trong các tuyên ngôn về tầm nhìn, sứ mạng và các giá trị tôn chỉ của những công ty này đã giúp họ tạo nên những điều kỳ diệu trong kinh doanh và giúp họ tồn tại bền vững theo thời gian.

Thông thường, tiền bạc, vật chất và các thú vui, các hình thức giải trí sẽ đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu ngắn hạn của cá nhân. Theo Qui luật về sự thích nghi cảm xúc (Trong cuốn sách Bí Mật Cảm Xúc - www.bimatcamxuc.net ), khi đã đạt được những thứ này, cá nhân sẽ dễ dàng trở nên nhàm chán. Do vậy, việc cần có được một lý tưởng, một triết lý sống thật lớn sẽ giúp tạo ra được những khát khao, những hy vọng và từ đó giúp kích hoạt và thỏa mãn được nhu cầu về tinh thần của cá nhân.

Từ kinh nghiệm thực tế, với những tư tưởng, những khát vọng lớn lao của người lãnh đạo, việc cam kết và sống hết mình vì lý tưởng của người lãnh đạo sẽ giúp tạo nên các giá trị tinh thần vô giá cho tổ chức. Từ các đảng phái, các tôn giáo lớn cho tới các đại công ty như Starbuck hay Microsoft, Sony hay Honda,… việc người lãnh đạo dám thể hiện và dám sống hết mình vì những khát vọng lớn cho lợi ích của tổ chức đã tạo nên những giá trị khổng lồ trong một thời gian ngắn.

--
Nguyen Nam Trung