Khai bút đầu xuân: lời khuyên cho các bạn sắp đi làm

Dưới đây là những đúc kết của tôi sau một thời gian làm việc với expat và đồng nghiệp các nước khác. Hy vọng đây là lời khuyên bổ ích cho các bạn sắp đi làm.

1. Giao tiếp bằng văn bản:

Đây là một môn học được giảng dạy cho chuyên ngành thư ký văn phòng tại trường Đại Học Hoa Sen. Trong khi giao tiếp trực tiếp cũng có tầm quan trọng ngang với giao tiếp bằng văn bản, tôi muốn đề cập riêng đến các kỹ năng giao tiếp bằng văn bản vì tôi đặc biệt nhận thấy rất nhiều bạn sinh viên và những bạn vừa đi làm thường thiếu chăm chút cho kỹ năng này.

a. Hãy biết cách phân đoạn để diễn tả những ý tưởng nhỏ trong một chuỗi các ý tưởng và hãy biết sử dụng câu đầu tiên của mỗi đoạn văn để trình bày sơ lược ý tưởng nhỏ đó trước khi phân tích hoặc minh họa thêm những gì đã phát biểu trong câu đầu tiên của đoạn văn.

b. Lý tưởng nhất là tìm các sách dạy về kỹ năng viết để đọc. Loại sách này cực kỳ thông dụng cho các chương trình dạy tiếng Anh. Hãy tìm các sách mỏng, đơn giản thôi về Effective Writing cho dễ đọc. Trong trường hợp không có điều kiện, hoặc không thích thú lắm với đề tài này, chỉ cần ghi nhớ điểm a vừa nêu trên là đủ.

c. Hãy tìm hiểu các chức năng formatting cơ bản của các phần mềm xử lý văn bản bạn đang sử dụng. Nếu bạn đang sử dụng MS Word giống như tôi, thì hãy cố gắng dành chút ít thời gian tìm hiểu thêm về các chức năng cơ bản trong menu Format.

Nếu bạn chưa bao giờ tự hỏi mình vì sao MS Word lại cung cấp các chức năng format văn bản như: tab, gõ số để xác định khoảng cách giữa 2 đoạn, bullets & numbering, v.v... thì hãy bắt đầu làm việc đó.

Nếu bạn cho rằng việc gõ spacebar từ 2 lần trở lên để thiết lập khoảng trống giữa các ký tự là tiện lợi hơn sử dụng tab,

Nếu bạn cho rằng việc gõ 2 lần phím Enter trở lên để thiết lập khoảng cách giữa các đoạn là tiện lợi hơn việc xác định các thông số before & after trong chức năng paragraph spacing,

Nếu bạn cho rằng có thể gõ số hoặc ký hiệu để đánh số hoặc đánh ký hiệu cho các đoạn văn tiện lợi hơn việc sử dụng chức năng bullets & numbering,

Hãy lớn tiếng rủa Bill Gate là tay chơi dở hơi, tôi sẵn sàng ủng hộ để rủa hùa.

2. Kỹ năng sử dụng Excel:

Nếu chưa bao giờ sử dụng chức năng Pivot Table trong menu Data của MS Excel, hãy kiếm người sử dụng chức năng này thành thạo để học. Hoặc bạn có thể tìm sách để đọc & tự học.

Table là bảng biểu. Thành phần của Table luôn được sắp xếp theo các dữ liệu theo cột và dòng. Ví dụ: ta có một bảng như dưới đây:



Pivot là trục xoay. Pivot Table, theo cách giải thích của những nhà phát triển phần mềm MS Excel, là một bảng biểu có thể xoay quanh một trục, tức là các thành phần dữ liệu đang phân bổ ở các cột có thể chuyển qua dòng do Pivot Table có chức năng sắp xếp bảng biểu dựa trên cơ sở dữ liệu chi tiết từ một worksheet khác.

Điều này có vẻ xa lạ với những bạn nào chưa bao giờ có nhu cầu phân tích dữ liệu, chưa bao giờ được giao một cơ sở dữ liệu chi tiết với yêu cầu trích xuất một phần dữ liệu để phục vụ cho việc phân tích trước khi ra quyết định. Nhưng nên nhớ, bạn có thể tối mặt, tối mày với việc phân tích dữ liệu nếu chọn kiếm sống bằng nghề marketing.

Pivot Table là một chức năng cực kỳ mạnh mẽ và tuyệt vời của MS Excel phục vụ cho mục đích đó. Nếu bạn tiết kiệm được thời gian để phân tích dữ liệu hiệu quả hơn đồng nghiệp, bạn tự dọn cho mình con đường thăng tiến sớm hơn.

Tất cả các expat đang làm việc trong lĩnh vực marketing tại Việt Nam đều giỏi Excel ở trình độ trung cấp trở lên. Họ sử dụng nhuần nhuyễn 2 chức năng: look up dữ liệu & Pivot Table.

Số lượng người Việt nắm vững 2 chức năng này khá ít so với tổng số người dùng MS Excel. Một trong những cách gây thiện cảm cho expat là bạn cũng có khả năng sử dụng MS Excel tương đương với họ, hoặc chí ít là 2 chức năng xử lý dữ liệu vừa kể trên.

Nếu bạn biết sử dụng chức năng thu & edit macro để phục vụ cho các nhu cầu tự động hóa đơn giản, như vậy là đã quá tốt vì các expat cũng chỉ biết sử dụng chức năng này đến cỡ đó. Nếu bạn biết sử dụng VBA để viết các hàm chỉ riêng bạn có trong Excel, có lẽ bạn được xếp vào hàng advanced user và sẽ khiến cho họ bái phục.

Tin vui cho những môn đệ Pivot Table, phần mềm xử lý bảng tính trong bộ Open Office miễn phí cũng có chức năng tương tự gọi là Data Pilot.

3. Kỹ năng presentation và sử dụng MS Powerpoint:

Có thể nói 99.9% expat có khả năng thuyết trình và sử dụng MS Powerpoint nhuyễn hơn đồng nghiệp Việt Nam.

Trong khi các bạn sinh viên đã có thói quen sử dụng MS Powerpoint, kỹ năng thuyết trình còn là một trở ngại mà các bạn phải thực hành nhiều để có thể làm quen dần và giỏi.

Một trong những điểm vượt trội ở các đồng nghiệp người nước ngoài, có thể họ không giỏi như người Việt ở các chức năng animation trong Powerpoint, nhưng cách phối màu & con mắt art trong trình bày slide Powerpoint của họ chuyên nghiệp hơn hẳn. Tôi vẫn băn khoăn tại sao họ lại giỏi hơn mình khoản này. Có lẽ là do trình độ của nền giáo dục chăng & nếu điều đó đúng thì con mắt thẩm mỹ của họ được rèn luyện trong thời gian nào trong quá trình đi học?

Chỉ có một điều các đồng nghiệp nước ngoài thua người Việt. Đó là việc sử dụng các phần mềm shareware, trial ware hoặc freeware của bên thứ 3. Với tập quán chỉ sử dụng phần mềm có bản quyền và được nhà cung cấp phần mềm cam kết, họ mù tịt về các tool tiện ích mà có thể chúng ta đang mạnh dạn sử dụng.