Kiến thức - Kỹ năng tổ chức sự kiện

[tuananhlamdong]

Có thể cho mình thêm phần sau không, phần bạn trình bày là lý thuyết còn phần thực hành thì thế nào.Nếu được pm cho mình Yahoo : Anhcuong_ld2000@yhaoo.com nhé
Hoặc cho mình số điện thọai mình sẻ liên lạc cho bạn xin thêm thông tin.
Cảm ớn nhiều nhé.

[dumuc2002]

hehe, đi dạo loanh quoanh, thấy đ�ng c�i m�nh mần n�n v�o share cho c�c b�c n�:

QUY TR�NH TỔ CHỨC 1 SỰ KIỆN

1. Tiếp nhận th�ng tin:
- Họp với kh�ch h�ng để nhận th�ng tin v� những y�u cầu của kh�ch h�ng đề ra.
- Soạn meeting report, gửi kh�ch h�ng v� nh�n sự trong team.

2. Triển khai:
- Brainstorm để đề xuất � tưởng
- Viết proposal v� tr�nh b�y với kh�ch h�ng.
- Điều chỉnh c�c � tưởng sau khi nhận được feedback của kh�ch h�ng.
- Lập b�o gi�, project cost...
- Sau khi kh�ch h�ng th�ng qua b�o gi� v� kịch bản, tiến h�nh soạn hợp đồng v� x�c tiến việc k� kết.
- Điều chỉnh project cost, tr�nh Ban GĐ v� kế to�n k� th�ng qua.

3. Tiến h�nh:
- Ph�n chia c�ng việc cho c�c nh�n sự trong team
- Li�n lạc với c�c supplier để thực hiện c�c hạng mục chương tr�nh (b�m s�t timeline để đảm bảo tiến độ sản xuất)
- Book venue, PR trước v� sau event
- Lập bảng chi ph� – ng�y nhận tiền cho c�c supplier, ca sĩ…
- Viết kịch bản chương tr�nh, MC Script, timeline & checklist
- Tạm ứng c�c khoản cần chi với kế to�n.

4. Tổ chức:
- Trước khi diễn ra chương tr�nh, t�y theo quy m�, sẽ tiến h�nh rehearsal
- Kiểm tra tất cả c�c hạng mục trước ng�y chương tr�nh diễn ra
- Họp lần cuối để ph�n c�ng c�ng việc.

5. Kết th�c chương tr�nh:
- Lập b�o c�o cho kh�ch h�ng (bằng h�nh ảnh…)
- Thanh to�n c�c khoản c�n tồn đọng.

*****
Phần tr�n đ� l� quy tr�nh của 1 event agency (local thui nh�) tui từng l�m, viết đơn giản để c�c b�c c� thể h�nh dung được.

@small: kiếm m�o mướp để thỉnh gi�o th� đ�ng...người đ�ng...tội lỗi �i...hehe. m�n hiểu th�m ph�t triển event themes v� conceptual proposal thế n�o th� pm YM m�nh nh�, share cho v�i proposal mẫu n� (do chưa đủ leval n�n hem attach file được, c�c b�c th�ng cảm nh�) YM: dumuc2002
Rockshow hiện nay kh� hot, lại d�nh cho sinh vi�n, n�n tham khảo trước c�c chương tr�nh rockshow của Tiger v� Motorola vừa rồi mới l�m. Cocacola cũng đang chạy roadshow ca nhạc d�nh cho sinh vi�n đ�a, nhắm chừng đụng h�ng nh� small.
L�m chương tr�nh ca nhạc th� lưu � nhất l� thiết kế s�n khấu, hệ thống �m thanh, nội dung chương tr�nh (c�i vụ n�y căng n�: giấy ph�p tổ chức biểu diễn th� li�n hệ ms.lyna để help nh�!) prodution v� c�c phần c�n lại, khi n�o Small mần xong c� kế hoạch th� h� l�n tui share cho, chớ giờ b�t tới đ�u m� n�i tiếp...
hehehe...vợ k�u z�a ăn cơm �i, ch�c th�nh c�ng nghen!!!

[langthangnet123]

Các bác phân tích và Hướng dẫn chi tiết quá rùi, mình không dám múa rìu nữa, chỉ xin chia sẽ tí công việc thực tế mà không nằm trong kế hoạch để có thể phòng tránh cũng như đối phó kịp thời:
- Xem events loại nào? (ca nhạc, hội nghị, hội chợ, Lễ hội...) tổ chức ngoài trời hay trong nhà để đề phòng thời tiết mưa gió, cúp điện (cần có máy phát điện . . .)
- Kiểm tra kỹ nội dung các CD,VCD DVD... dữ liệu của khách hàng trước khi trình chiếu để đảm bảo nội dung và hình ảnh đựơc tốt.
- Nếu các Events lớn cần quảng cáo outdoor cho KH thì nên kiểm tra lại kỷ và chụp hình lại các Panel, băng rôn . . . xem có đủ số lượng như đã cam kết trong HĐ hay không để sau này dễ thanh lý HĐ.
- Nếu events có quảng cáo trên tivi (như ca nhạc chẳng hạn) thì nên ghi lại số lượt TVC xuất hiện và thời lựong xuất hiện...
- Nếu events tổ chức ngoài trời và thời gian kéo dài nên đặc biệt lưu ý vấn đề an ninh và vệ sinh....
+ Một số ý kiến từ kinh nghiệm thực tế : 2 Lễ Hội và 3 chương trình ca nhạc trực tiếp ngoài trời đã gặp phải. Chia sẽ để không ai bị giống mình nữa!

[smallgrass]

Mình vừa làm xong 1 event cở vừa và nhỏ. Thật sự là gặp khá nhiều khó khăn

1. Dù đã lên check list nhưng cuối cùng vẫn bị sót công việc, làm bị động và chạy té khói để chữa cháy. Bác nào có kinh nghiệm chỉ hộ mình cái này.
2. Khi nhân sự ít thì Cơ cấu về chức năng, nhiệm vụ của Bộ máy như thế nào để đảm bảo 1 event chạy trơn tru? Chỉ có 2 Sup thôi, còn executive thì nhiều.
3. Phần thiết kế bên mình đang đi dần vào lối mòn, nhất là phần sân khâu chính, kế đó là kịch bản chương trình cứ na ná nhau. Theo các Bác thì Cái cơ bản để xây dựng theme cho 1 Chương trình là gì?Nếu tài chính hạn chế thì nên làm sao mà vẫn đảm bảo Bắt mắt.

tiếp tục chờ đợi các Bác ghé qua.

[moivaonghe]

1. Dù đã lên check list nhưng cuối cùng vẫn bị sót công việc, làm bị động và chạy té khói để chữa cháy. Bác nào có kinh nghiệm chỉ hộ mình cái này.

Không có cái có thể tính toán và dự trù chính xác tuyệt đối được. Small làm event cũng vậy. ở các công ty chuyên nghiệp người ta chia công việc logistic team theo từng khâu (bộ phận). Do cách chia nhỏ thế làm mỗi người sẽ tự tìm tòi và suy nghĩ đc trong khâu của mình thường phát sinh thứ gì, điều này làm hạn chế sai sót rất nhiều. Ví dụ như anh làm sân khấu thì họ chuẩn bị đầy đủ dụng cụ cho việc thiết kế, kèm theo kinh nghiệm về hư hỏng sửa chửa phát sinh khi thực hiện thi công như rách backdrop, thiếu thảm sàn, giàn sắt nền lỏng vv.v.., hoặc chuyện ca sĩ, người mẫu, diễn viên đến trễ thì người điều phối sân khấu phải cho chơi gì – hay đôn tiết mục ra sao.. vv.v..Cách chia nhỏ nhiệm vụ này tạo cho mỗi cá nhân có cái nhìn toàn vẹn về vai trò của mình. Và nếu các khâu đều như thế thì việc gặp sự cố hay phát sinh ngoài ý kiến là chuyện rất ít khi xảy ra.


2. Khi nhân sự ít thì Cơ cấu về chức năng, nhiệm vụ của Bộ máy như thế nào để đảm bảo 1 event chạy trơn tru? Chỉ có 2 Sup thôi, còn executive thì nhiều.

Thường thì một chương trình khi diễn ra gồm các phần sau cần chú ý:
Người điều phối hệ thống âm thanh ánh sáng.
Người điều phối chương trình (lớn thì có đạo diễn chương trình)
Người điều phối khán giả và hoạt động bảo vệ vòng ngoài.
Connector: phần này khá quan trọng. vì các khâu kia chủ yếu giao tiếp nhau qua bộ đàm. Nhưng để trơn tru thì cần 1 có sự kết nối nhau về các phần khác như chuyển cho nhau sự thay đổi chương trong chương trình, chuẩn bị các vật dụng hỗ trợ..vv.vv.
Nếu Small chỉ có 2 sup thì cố mà hướng 1 người vào làm điều phối sân khấu, 1 người khác thì lo chuyện ánh sáng âm thanh đạo cụ. và chuyển các người logistic (execution) thành các connector. Lúc này connect tor lo luôn vòng ngoài chương trình.


3. Phần thiết kế bên mình đang đi dần vào lối mòn, nhất là phần sân khâu chính, kế đó là kịch bản chương trình cứ na ná nhau. Theo các Bác thì Cái cơ bản để xây dựng theme cho 1 Chương trình là gì?Nếu tài chính hạn chế thì nên làm sao mà vẫn đảm bảo Bắt mắt.

Thường thì trong thời điểm này người ta mua 1 concept event người ta ko mua “thành phần chương trình” mà người ta mua “câu chuyện chương trình”. Nói khó nghe thế nhưng để hiểu thì như sau:
- Thành phần chương trình là cách gọi 1 kịch bản chương trình trong đó các nội dung chủ yếu gắn kết với nhau bởi 1 nội dung chính. Ví dụ như vầy: Small có 1 chương trình từ thiện. Small sẽ chọn ra các ca sĩ thích hợp, hát các bài hát thích hợp, biểu diễn các tiết mục hài-bi kịch thích hợp, múa thích hợp…. Sau khi đã chọn 1 mớ đó ra, Small cố gán ghép nó lại với nhau 1 cách hợp lý nhất rồi hình thành kịch bản. Như thế chương trình sẽ chỉ có các phần “lặng” và “sôi” liên tiếp với nhau. Người xem đang xem những tiết mục rời rạc.

- Câu chuyện chương trình là cách người ta gọi 1 kịch bản được dàn xếp chỉnh chu. Ví dụ như khi làm 1 chương trình hội thảo tim mạch. Phần mở đầu của nó chỉ là tiết mục nấu ăn của 2 nhân vật nổi tiếng: 1 hài và 1 đầu bếp. mở đầu cho cái buổi hội thảo này làm nhiều người thắc mắc, nhưng công phu ở chổ 2 diễn viên này đang nấu các món nhiều dầu mỡ- chất béo. Để khi nấu xong họ hỏi nhau liệu các món ăn này có thích hợp cho sự phát triển bền vững của hệ tim mạch ko, họ ko biết hỏi ai và rủ nhau đi tìm bác sỉ tư vấn… Tìm đến bác sỹ, họ hỏi những câu hỏi rất đời thường, như 2 buổi giao tiếp giữa những người bạn. Điều này làm khán giả bị cuốn vào nhân vật và họ cố gắng chờ đợi các tình tiết khác thế nào. Chính vì nó làm audience mất cảm giác nhàm chán của 1 hội thảo.
Vậy nên cái cơ bản hiện thời để xây dựng 1 concept trong event không phải là vấn đề xoay quanh platform nữa mà chính là story telling. Kể một câu chuyện bằng hình ảnh chính là cách làm event hiện thời. Còn input thứ gì vào thì khi làm sẽ tự có hướng mở ra thôi.

Về phần design backdrop hay theme cho event thì nó là vấn đề về art rồi. cái này chỉ có dân art mới can thiệp nổi dựa trên chi phí thực hiện thôi. 1 cái theme giá bạc tỷ dĩ nhiên nó phải diễn tả được nhiều thứ hơn 1 cái backdrop vài trăm đến vài triệu rồi đúng ko nhỉ?

[smallgrass]

Hoàn toàn đồng ý với những chia sẻ của moivaonghe. Tuy nhiên là small bị lủng về kiến thức Tổ chức event do đó Cách để Viết kịch bản chương trình thật sự còn thiếu sót. Nếu moivaonghe và anh chị em có tài liệu về phần này, cũng như kinh nghiệm riêng thì chia sẻ thêm trên cơ sở Cốt lõi chung và VD minh họa để em mở mang đầu óc.

Luv

P/s: Bác nào muốn xin tài liệu trực tiếp từ thành viên , vui lòng sử dụng hệ thống Gởi tin nhắn của Diễn đàn, không tiện tay compose trên Topic này. Thanks.